İptal edilen randevuların işletmenize verdiği zararlardan yoruldunuz mu? Belki de iptaller nedeniyle kendinizi hayal kırılığı içerisinde buldunuz. Ama şunu uzak değil; müsaitlik yönetiminizi sorunsuz gerçekleştirebileceğiniz ve müşterilerinizin memnuniyetlerini yükseltebileceğiniz bir randevu sistemi.

Bu rehberimizde iptalleri en aza indirmek için kullanabileceğiniz stratejiler, ipuçları ve püf noktalara değineceğiz. Yaklaşan randevulardaki iptalleri azaltın ve müsaitlik kontrolünüzü yönetin.

1. Son dakika iptallerini en aza indirmek için hatırlatıcı bildirimler kullanın

Hatırlatma mesajları ile gelinmeyen randevuları en aza indirebilirsiniz. Müşterilerinizin randevulara katılımı, sorunsuz bir programa sahip olmanızı sağlayacaktır. Bildirim sistemleri, müşterilerinizi süreçten haberdar etmek için otomatikleştirilmiş sistemlerdir. Randevu e-postaları & smsleri ve hatırlatma bildirimleri ile tüm süreç otomatik olarak ilerler. Gelinmeyen randevuların önüne geçmek ve son dakika iptallerini önlemek için müşterilerinizi daima süreçten haberdar edici bildirimler gönderin.

Randevularını düzenli olarak kaçıran müşterilerinizi belirleyin

Düzenli randevu hatırlatmalarına rağmen randevularına gelmeyen müşterileriniz olabilir. Bu son dakika iptallerini düzenli olarak gerçekleştiren müşteriler nedeniyle para kaybetmeniz pek de adil değil.

Peki bu sorunu çözmek için ne yapabilirsiniz?

İlk yapmanız gereken şey randevuları takip edin. Hangi müşterilerin sürekli olarak randevularına gelmediğini veya randevularını iptal ettiğini belirleyin. Daha sonra, daha fazla gelir kaybını önlemek için bu müşterilerle özel olarak iletişime geçin. Bazı denemelerde bulunun ve onların iptalini önleyecek bir hatırlatma taktiği edinin.

Ek randevu hatırlatıcıları gönderin

Sürekli son dakika iptalleri veya randevuya gelmeme sorunu yaşatan müşteriler için ek hatırlatıcı mesajları gönderebilirsiniz. Randevudan önce iki hatırlatıcı ileti göndermek faydalı olacaktır. İlk olarak tüm detayları içeren bir randevu hatırlatma e-postası gönderebilirsiniz. Randevu gününden bir gün önce akşam saatlerinde bu bilgiyi göndermek faydalı olacaktır.

Bunun dışında randevunun planlandığı aynı gün onları telefonla arayın. Onlara bugün randevuya gelip gelmeyeceklerini sorun, eğer gelmeyeceklerse iptal edilen alan için yeni bir planlama yapabilirsiniz.

Özel ipucu: Yula, otomatik hatırlatma özelliği ile iptal edilen randevuları azaltmanıza yardımcı olacak en faydalı araçlar arasında yer alır. Özelleştirilebilir ve otomatik e-posta ve SMS hatırlatıcıları ile müşterilerinizi bilgilendirin ve planlanmış randevularını hatırlatın. Bu sadece unutkanlık nedeniyle randevuları kaçırma olasılığını azaltmıyor, aynı zamanda müşterilerinizi randevularına bağlı kalmaya teşvik eden bir deneyim sağlıyor.

2. Net bir randevu iptal politikası oluşturun

Açık bir iptal politikası oluşturarak sorunsuz çalışan bir randevu sistemi oluşturabilirsiniz. İptaller ve yeniden planlama söz konusu olduğunda hem siz hem de müşterilerin aynı politikaya sadık kalmanızı sağlayacak bir güvence belgesidir. Bu politika kimseyi randevulara gelmeye zorunlu kılmakla ilgili değil, herkesin randevu kurallarına uymasını sağlamayı hedeflemelidir.

İşletme sahipleri, bu politikaları belirleyerek güven inşa eder, güvenilirliği arttırır ve yanlış anlamaları önler.

3. İptal edilen randevuları önlemek için esnek planlama seçenekleri sunun

Esnek planlama seçenekleri, özellikle iş hayatı yoğun olan müşterileriniz için altın bir bilettir. Farklı programlara uyum sağlamak için kolay bir yöntemdir ve randevularınızı kolaylıkla yönetmenize olanak tanır. Hizmet işletmesi sahipleri için esnek planlama seçenekleri sunmak, müşteri memnuniyetinin artması ve randevu planlama hataları nedeniyle randevu iptallerinin azalması anlamına gelir.

Önemli ipucu: Yula’nın kullanıcı odaklı arayüzü, planlamanın kontrolünü müşterilerinize verir. Randevularını yeniden planlamak veya değiştirmek için sunulan çeşitli seçenekler sayesinde müşterileriniz, ihtiyaçlarına uygun saatleri zahmetsizce yeniden planlayabilirler. Bu kolaylaştırılmış süreç aynı zamanda programdaki çakışmaların ve çift randevuların da önüne geçerek iptal olasılığını azaltıyor.

4. Randevu onaylarıyla son dakika iptallerini önleyin

Randevu onayları, müşterilerinizin randevularına tamamen bağlı kalmalarını sağlayan harika bir araçtır. Randevu onayı, imza sürecinde her iki tarafın da imzayı atıp el sıkışması gibi bir şeydir. Hem e-posta hem de SMS aracılığı ile randevu onaylarını ileterek belirsizlikleri en aza indirin ve son dakika iptallerini mümkün olduğunca nadir hale getirin.

Önemli ipucu: Yula’nın randevu onaylama özelliği ile müşterilerinizi randevular hakkında her adımda bilgilendirin. Bunu yaparak onlara sürekli randevularınızı hatırlatın ve son dakika iptallerinin önüne geçin.

5. Depozito ile son dakika iptallerini önleyin

Depozitolar randevuya sadakati sağlamanın temel taşıdır. Depozitolar ile planlanmış randevulara gelme oranını neredeyse %100’e ulaştırabilirsiniz. Hizmet işletmesi sahipleri için ön ödemeli sistemler, randevuların kullanılmaması ve iptal edilen randevuların sayısını önemli ölçüde azaltır.

Önemli ipucu: Yula’nın entegre ödeme sistemleri ile randevu ücretinin bir kısmını veya tamamını çevrimiçi olarak tahsil edebilirsiniz. Dilediğiniz sanal pos firması ile anlaşın ve kolay entegrasyonun tadını çıkartın. Yula’nın çevrimiçi depozito veya tam ücret tahsilat sistemi ile iptaller tarihe karışıyor. Müşteriler ücret ödemelerinin bir kısmını veya tamamını gerçekleştirdiklerinde randevularına gelmeye daha yatkın oluyorlar. Yula’nın kusursuz ödeme aracı hem müşteriler hem de işletmeler için süreci sorunsuz hale getirir, iptalleri azaltır.

6. Bekleme listesi

Bekleme listesi oluşturmak yalnızca isimleri not almaktan ibaret değildir, sorunsuz bir operasyon gerçekleştirmenin stratejisidir. Randevu iptalleri meydana geldiğinde (ki hizmet bazlı işletmelerde bu kaçınılmazdır), verimli bir şekilde yönetilen bekleme listesi, boş müsaitlikleri hızlıca doldurmanıza yardımcı olur. Programınızdaki boşlukları hızlıca doldurmak, işletmenizin her zaman en yüksek verimlilikle çalışmasını sağlayacaktır.

Hizmet işletmesi sahipleri, özellikle de rezervasyon kapasitelerini en üst düzeye çıkartmayı hedefleyenler için, bekleme listesi sanatında ustalaşmalıdır. Bu, işletmenizde her şey yolunda giderken bile aniden ortaya çıkan iptalleri değerlendirmenin harika bir yoludur.

1. Randevu sistemi ile sorunsuz entegrasyon

Bekleme listenizin randevu sisteminizle sorunsuz bir şekilde entegre olmasını sağlayın. Bu entegrasyon, otomatik güncellemelere olanak tanır ve iptaller meydana geldiğinde bekleme listesindeki müşterileri mevcut kontenjanlar hakkında anında bilgilendirir.

2. Bekleme listesindeki müşterilerle açık iletişim kurun

Bekleme listesindeki müşterilerinizle daima açık iletişim kurun. Sırada kendilerinin olduğunu bildirerek durum hakkında onları bilgilendirin. Açık iletişim, beklentileri belirler ve güveni arttırır.

3. Anlık bildirimler ve uyarılar

İptaller nedeniyle bir randevu alanı müsaitlik kazandığında bekleme listesindeki müşteriye anlık bildirim gönderebilecek bir sisteme sahip olun. Bu size hız, çabuk yanıt ve verimli planlama sağlar.

4. Öncelik ve adillik

Bekleme listesindeki müşterilerinize öncelik vermek için adil ve yapılandırılmış bir sistem oluşturun. Bunu kayıt sırasına göre veya işletmenizdeki müşterilerinizin sadakatine göre belirleyebilirsiniz.

5. Bekleme listesini optimize edin

Bekleme listenizi düzenli olarak değerlendirin ve optimize edin. Eğer listeniz sürekli uzunsa, aşırı yüklenmekten kaçınarak aynı anda daha fazla kişiye hizmet verebilecek bir yapılandırmaya gidin. Bu kliniğinizdeki hizmet veren çalışanların sayısını arttırmak olabilir.

6. Düzenli takip ve güncelleme

Henüz randevu almamış olsalar bile bekleme listenizdeki müşterilerle düzenli iletişim kurun. Durumu onlara bildirin, sabırları için teşekkür edin ve onların önceliklendirdiğinize dair güvence verin.

7. Veri ve analitik kullanın

Bekleme listenizdeki verilerden ve analizlerden yararlanın. Popüler zaman aralıklarını ve iptallerin en yaygın nedenlerini anlamak için bir analiz gerçekleştirin ve müsaitlik planınızı buna göre oluşturun.

8. Esneklik ve uyarlanabilirlik

Esnek ve uyarlanabilir kalın. Bazen müsaitlik oluştuğunda müşterileriniz uygun olmayabilir. Yeniden planlamalara müsait bir sisteme sahip olmak, bekleme listesindeki fırsatlardan maksimum düzeyde faydalanmayı sağlar.

7. İletişimi ikiye katlayın

İletişimin gücünü muhakkak daha önce duymuşsunuzdur. Ancak iletişimin gücü sadece kelimeler değil, randevuların zaman aralıklarından daha fazlasını olduğunu anlatma sanatıdır. Eğer randevu tabanlı hizmet işletmenizde başarıyı yakalamak istiyorsanız iletişimi işinizin omurgası haline getirin. Müşterilerinize kibarca iptallerin sadece sizin programınızı değil, tüm kliniği etkilediğini açıklamayı düşünün.

Önemli ipucu: Yula gibi randevu araçlarından yararlanmayı düşünün; otomatik bildirimler sadece gereklilik değildir, bunlar işletmenizin müşterilerle sürekli olarak bağlantıda kalmasının bir yoludur. Randevuların neden önemli olduğunu sürekli müşterilerinize hatırlatın ve iptallerin oranını azaltın. Bildirimler sadece basit hatırlatmalar değildir, aynı zamanda müşterileriniz dostane bir şekilde dürtmenin basit yoludur. “Sizin zamanınız da tıpkı bizimki gibi değerlidir.” gibi bir uyarı oluşturur.

8. İptal edilen randevularla mücadele edin

İptal edilen randevularla mücadele için teşvik kullanmayı hiç düşündünüz mü? Bu gerçekten etkili bir araç olabilir. Bunu iptal için bir ödül olarak değerlendirmeyin, gelin size neden ve nasıl çalıştıklarını anlatalım;

1. Motive edicik başlık

İptallere karşı teşvik kullanmak, randevularına sadık kalan müşterileriniz için fırsatlar sunarak motivasyon oluşturmayı sağlar. Oluşan motivasyon ile planlanan randevulara katılım oranında artış gözlemlenir. Müşterilerin randevulara öncelik vermesini sağlar ve siz de randevularına geldikleri için onları bir nevi ödüllendirirsiniz.

2. Müşteri bağlılığını güçlendirin

Teşvik sunmak sadece randevu almaktan ibaret değildir. Uzun vadeli bir ilişkiyi kapsar. Müşterilerin bağlılıkları sonucunda fayda veya ödül aldıklarını, ve kendilerini hissetmelerini sağlayan bir araçtır. Bu hem sadakati arttırır hem de randevulara gelme oranını arttırır.

3. İptallerin azaltılması

Teşvikler sayesinde randevulara gelmeme oranında ciddi bir düşüş yakalayabilirsiniz. Müşteriler, randevulara geldiklerinde bir fayda veya ödül kaçıracaklarını bilirlerse iptal etmekten çekinirler. Son dakika iptallerine karşı kesinlikle caydırıcı bir yöntemdir.

4. Teşvik türleri

Teşvik veya ödül için gelecek randevularda veya etkinliklerde indirimler, ekstra ücretsiz eklentiler, sadakat programı, özel teklifler veya küçük hediyeler uygulayabilirsiniz. Teşvikleri müşterilerinizin ihtiyaçlarına ve iş modelinize uyacak şekilde belirlediğinizde %100 sonuç almanız garantidir.

5. Kazan-kazan durumu yaratın

Teklif sunmak sadece müşterilerinizin kazanacağı anlamına gelmez, aynı zamanda işletmenizin faydalarını da önceliklendirmelisiniz. Teklifler, tekrarlanan randevuların artışında büyük bir rol oynar ve randevulardaki iptal oranlarını azaltır ve müşteri deneyimini arttırır.

6. Kulaktan kulağa pazarlama

Fırsat sunduğunuz müşterileriniz deneyimlerini başkalarıyla paylaşır ve maliyetsiz bir şekilde yeni müşteri edinmenizi sağlar.

9. Randevu deneyimini optimize edin

Optimize edilmiş bir randevu sistemi, kusursuz bir randevu deneyiminin anahtarıdır. Planlamayı basitleştiren, kolay anlaşılabilir bir arayüz hem müşteriler hem de işletme sahipleri için harika bir deneyim sunar. Hizmet işletmesi sahipleri için optimize edilmiş bir randevu sistemi, müşteri memnuniyetinin artmasını ve randevuların iptal edilme ihtimalinin azalması anlamına gelir.

Önemli ipucu: Yula’nın sezgisel ve özelleştirilebilir arayüzü ile müşterileriniz için sorunsuz ve stressiz bir randevu süreci sahibi olarak sorunlardan uzaklaşın. Yula, randevu sürecini optimize ederek, planlama sorunlarından veya sistemde gezinme zorluklarından kaynaklanan son dakika iptalleri olasılığını en aza indiriyor. Kullanıcı odaklı deneyim ile müşteri memnuniyeti en üst seviyede gerçekleşir ve randevulardaki aksaklıklar tarihe karışır.

10. İşinizi bir profesyonel gibi takip edin

Randevularınızı düzenli olarak takip ederek müşterilerinizin daima birinci tercihi olmayı sağlayın. Randevu takibinde geribildirim toplayarak hizmet kalitenizi geliştirmek için veri elde edin.

Önemli ipucu: Yula’nın randevu sonrası müşteri deneyimini ölçmek için kullandığı otomatik mesajlar, geribildirim toplamayı kolaylaştırır. Kişiselleştirilmiş otomatik mesajlar, müşterilerinizin memnuniyetlerini kolayca bildirmelerini kolaylaştırır.

Randevuya gelmeyenler vs. son dakika iptalleri

Hem rezervasyona gelmeme, hem de son dakika iptalleri, hizmet işletmesi sahiplerinin karşılaştığı en büyük zorluklardan birisidir. Ancak ikisinin etkileri farklıdır.

Randevuya gelmeyenler

Zamanlama

Müşteriler önceden haber vermeksizin randevulara gelmediğinde bu duruma no show denir. Randevu tabanlı hizmet işletmeleri bunu Türkçe’de randevuya gelmeyenler olarak tanımlar.

Etkisi

Randevunun kullanılmaması günlük çalışma programını önemli ölçüde olumsuz etkiliyor ve hizmet işletmesi sahiplerinin başka müşterilere ayırabilecekleri zamanı kullanamamalarına neden oluyor.

Randevuya gelmeyenlerle nasıl mücadele edebilirsiniz?

1. Randevu hatırlatma mesajı gönderin
2. Ön ödemeli (depozitolu) randevu alın
3. Düzenli olarak randevularını kaçıran müşterilerinizi belirleyin ve onlara ek hatırlatıcılar gönderin

Son dakika iptalleri

Zamanlama

Son dakika iptalleri, müşterinin randevularını planlanan saate yakın bir zamanda iptal etmesiyle meydana gelir ve genellikle hizmet işletmesinin boşluğu doldurması için çok az fırsat sunar.

Etkisi

Son dakika iptalleri, yeniden planlama yapmak veya boşluğu doldurmaya çalışmak için biraz zaman tanısa da yine de programı çoğunlukla bozar. Bu alanın doldurulamaması gelir kaybına doğrudan yol açar.

Son dakika iptalleriyle nasıl mücadele edebilirsiniz?

• Bir iptal politikası oluşturun ve müşterilerinizi bu konuda bilgilendirin
• Onaylanmış randevular için depozito alın
• Hemen yeniden planlama oluşturun

Her iki senaryoda da programları etkili bir şekilde yönetme ve iş potansiyelini en üst düzeye çıkartma konusunda zorlukla yaşarsınız.

Yula ile son dakika iptallerini nasıl azaltabilirsiniz?

İptal edilen randevular programlarınızı aksatabilir, gelirlerinizi düşürebilir ve müşteri ilişkilerini zora sokabilir. Ancak sağlam bir strateji ve Yula’nın yenilikçi özellikleriyle bu sorunun üstesinden gelebilirsiniz.

Randevuları akılda tutan zaman aralıklarıyla hatırlatma mesajları gönderen Yula, randevuya gelmeyi teşvik eder. Bu da gelinmeyen veya son dakika iptal edilen randevuların azaltılmasını sağlıyor.

Yula, sahip olduğu özellik ve işlevlerle güvenilir bir çalışma arkadaşınızdır. Otomatik hatırlatıcılar, kolaylaştırılmış randevu süreci ve proaktif bekleme listesi yönetimi ile Yula, hizmet işletmesi sahipleri için güvenilir ve verimli bir randevu süreci sunuyor. Randevuya katılımı depozito tahsil ederek sağlamanız için seçenekler sunan Yula, düzenli bildirimlerle müşteri ve işletme arasındaki iletişimi her zaman güncel tutar.

Yula sadece bir randevu altyapısı değil, iptalleri en aza indirmek, verimliliği en üst düzeye çıkartmak ve daha güçlü müşteri ilişkileri geliştirmek isteyen hizmet işletmesi sahipleri için ezber bozan bir çözümdür. Hizmet tabanlı işletmeler, kendi stratejik yaklaşımlarının yanı sıra Yula’nın gücünden yararlanarak rekabetçi bir ortamda başarılarını arttıran kesintisiz, güvenilir ve müşteri odaklı bir randevu yönetim sistemine sahip olurlar.