Başarılı bir çalışma günü gerçekleştirmek için zaman yönetimine uzmanlaşmak yetmez, aynı zamanda daha fazlasına da odaklanmanız gerekmektedir. Randevularınızı planlamada ustalaşırsanız, randevu tabanlı işletmeniz için verimliliğinizi üst seviyede tutarsınız. Randevularınızı nasıl etkin bir şekilde planlayabileceğinizi öğrenmek ve daha fazla müşteri edinerek tercih edilebilirliğinizi arttırmak için yazımızın devamına göz atın.

Randevu tabanlı işletmelerde her dakika önemlidir, bundan dolayı günün planlamasını yapmak kritik önem taşımaktadır. Bu makalemizde takvimlere, önceliklere ve hatta “imkansız” deseniz bile gerçekleşen zaman çakışmalarından nasıl kaçınacağınızı ele alacağız.

Eğer işletmenizin karlılığını ve müşteri memnuniyetini arttırmak için hazırsanız, kemerlerinizi bağlayın. Randevu planlama konusunda sizi bir uzman haline getireceğiz.

Randevuları verimli bir şekilde planlamak için 10 ipucu

• 1. İpucu: Zaman seçimleri konusunda esnek olun
• 2. İpucu: Zaman aralığı belirleyin
• 3. İpucu: Randevu sistemi ile planlamada seviye atlayın
• 4. İpucu: Müşterilerinize, sizden randevu almanın ne kadar kolay olduğunu söyleyin
• 5. İpucu: Blok planlamanın gücünden yararlanın
• 6. İpucu: Müsaitliğinizi erkenden doldurun
• 7. İpucu: Gizlilik önemlidir
• 8. İpucu: Zamana değer verin
• 9. İpucu: Ayrıntıları kontrol edin
• 10. İpucu: Bir profesyonel gibi süreci yönetin

1. İpucu: Zaman seçimleri konusunda esnek olun

Eğer randevularınızı bir profesyonel gibi planlamak istiyorsanız ustalaşmanız için gereken ilk adım müşterilerinize esnek seçenekler sunmaktır.

Bunu bir açık büfe kahvaltı gibi düşünün. Tezgahta ne kadar çok seçenek olursa o kadar mutlu olursunuz değil mi? Müşterileriniz de ne kadar fazla zaman aralığı sunarsanız o kadar mutlu olurlar.

Randevu tabanlı işletmelerde esneklik altındır. Bu nedenle müşterileriniz yeniden planlama gibi taleplerde bulunduğunda onlarla iletişiminizi her zaman pozitif kurun. Bunun bir sorun olmadığını hissettirin ve onlar için mümkün olan en iyi zaman aralığına randevularını yeniden planlayın.

2. İpucu: Zaman aralığı belirleyin

Bir telefon görüşmesi esnasında “Bu görüşme ne zaman sona erecek?!” diye hayıflandığınız zamanı hatırlıyor musunuz? Randevularınızı etkin bir şekilde planlamak için de bitiş zamanını belirlemeniz önemlidir.

Randevunun ne zaman başlayacağı kadar ne zaman biteceği de önemlidir, bu nedenle hem kendinizin hem de müşterilerinizin kendi planlarını etkili bir şekilde oluşturabilmeleri için randevu bitiş zamanını planlayın.

Unutmayın, randevularınızın ne zaman biteceğini planlarsanız gününüzün geri kalanını da kolaylıkla planlayabilirsiniz. Toplantı için 15 dakikanın yeteceğini mi düşünüyorsun? Bunu 30 olarak belirle. Yarım saatte görüşme tamamlanır gibi mi geliyor? Bunu 60 dakika olarak planla.

3. İpucu: Randevu sistemi ile planlamada seviye atlayın

Randevularınızı gerçekten etkili bir şekilde planlamak istiyorsanız teknoloji ile işletmenizi güçlendirmeniz gerekir. Online randevular artık telefonla randevu alma veya randevu defterleri gibi geleneksel çözümlerin yerini alıyor. Üstelik pek çok avantaja da sahipler. Artık “ne zaman müsaitliğiniz var, en kısa sürede gelmek istiyoruz gibi” sorulara yanıt vermek zorunda değilsiniz.

Telefonla randevu almak hem siz, hem de müşterileriniz için ciddi bir zaman kaybıdır. Müşterileriniz, web sitenizde yer alan bir randevu sistemi ile tüm müsaitliklerinizi kolayca görebilir ve kolayca randevu oluşturabilir. Bu sayede siz de randevu oluşturmak için telefonda zaman kaybetmezsiniz veya randevu esnasında yeni müşterilerinizi kaçırmazsınız.

Yeni nesil randevu altyapısı olan Yula, web siteniz üzerinden 7/24 randevu almanızı sağlar. Randevu oluşturma esnasındaki zaman kaybını ve stresi üzerinizden alarak tüm süreci otomatik hale getirir.

Daha fazla müsaitlik ve daha fazla randevu almak mı istiyorsunuz? Yula ile bu mümkün.

Aşırı karmaşık randevu altyapıları ile vakit kaybetmek yerine Yula’yı tercih edin. Yula’nın gelişmiş altyapısı, herkes tarafından kolay kullanılabilen kompleks seçeneklere sahiptir.

Başlayın: Yula: Yeni nesil randevu ve etkinlik altyapısı

4. İpucu: Müşterilerinize, sizden randevu almanın ne kadar kolay olduğunu söyleyin

İşletmenizde, web sitenizde ve sosyal medya kanallarında web sitenizden randevu almanın ne kadar kolay olduğunu müşterilerinize hatırlatın. Herkes web sitenizdeki takviminizden randevu almanın ne kadar kolay olduğunu bildiğinde çağrı ile randevu alma oranı azalacaktır. Kullanıcı dostu bir randevu altyapısına sahip olduğunuzda bunu müşterileriniz için erişilebilir kılmalısınız. Sorunsuz müşteri deneyiminiz sayesinde 5 yıldızlı müşteri yorumlarınız olduğunda bunu web sitenizde sergileyin.

5. İpucu: Blok planlamanın gücünden yararlanın

Blok planlama (veya diğer adıyla arka arkala randevu) adı verilen küçük bir numaradan bahsedelim. Randevularınızı çeşitli alanlara dağıtmak yerine neden onları üst üste yerleştirmiyorsunuz?

Üç adet 1 saatlik randevunuz mu var? Onları blok haline getirerek peş peşe gerçekleştirin. Blok planlama ile benzer hizmetleri art arda planlayarak odaklanmanızı ve verimliliğinizi arttırın. Ayrıca blok planlama ile gün içerisinde müsaitliğinizi daha verimli bir şekilde yönetebilirsiniz. Sonuç: Kaliteli planlama ile maksimum üretkenlik.

6. İpucu: Müsaitliğinizi erkenden doldurun

Tekrar eden randevularda “Bir sonraki randevu tarihi için karar verdiniz mi?” sorusundan sıkıldınız mı? İşte çözüm: her zaman önceden randevuyu belirleyin. Randevuların etkili bir şekilde planlanması için şunları yapın;

• Çift yönlü iletişim: Hem kendinizin hem de müşterinizin süreçten anlık haberdar olmasını sağlayın. Randevuyu planlayın ve randevu süresi yaklaştıkça ikinizin de hatırlatmalarla randevuyu unutmamasını sağlayın.
• Senkron olun: Her şey değişebilir, değil mi? Hayatın ne getireceğini bilemeyiz. Bir şeyler değişmiş ve randevuya gelememe durumu olmuş olabilir. Hızlı bir kontrol gerçekleştirerek her ikinizin de randevu sürecinde müsait olduğunuzu hızlıca kontrol edin.
• Kontrolü ele alın: Müsaitliğinizin kontrolünü elinize alın. Bunun için son dakika iptalleri veya yeniden zamanlama durumlarına karşı olarak randevuların başka bir tarihe taşınabilmesini sağlayın.

7. İpucu: Gizlilik önemlidir

Bir randevu aldığınızda müsaitliğiniz dolmuşsa bunu anlık olarak göstermelisiniz. Ancak müşterilerinizin verilerini üçüncü taraflarla paylaşmayın. KVKK gereği müşterilerinizin veya danışanlarınızın verilerini Türkiye’de barındırmanız gerekmektedir ve mümkün olduğu sürece üçüncü taraflarla paylaşmamalısınız.

Yula, tüm verilerinizi Türkiye’deki güvenli sunucularında saklar ve asla kendisi dahil üçüncü taraflarla paylaşmaz.

8. İpucu: Zamana değer verin

Herkesin zamanı altın gibidir. Bu nedenle birisi işletmenizden bir randevu oluşturduğunda ona altın gibi bir değer gösterin.

Bir randevu oluşturulduğunda mümkün olan en çok bilgiyi toplamaya çalışın. Müsaitlik süresi nedir? Programına uygun olmayan saatler neler?

Ancak biraz önce hatırlattığımız gibi, planlar değişebilir ve randevular yeniden planlanabilir. Bu nedenle yeniden planlama taleplerini reddetmeyin, mutlaka mümkün olan en iyi çözümü sunun.

9. İpucu: Ayrıntıları kontrol edin

Hiç “Randevumuz ne zamandı?” sorusuyla karşılaştınız mı? Randevu tabanlı işletmelerde bu sık yaşanır. Randevuları etkili bir şekilde planlamak için daima verilerden yararlanın.

Randevu onay e-postalarında veya kısa mesajlarında mümkün olan tüm temel bilgileri müşterilerinizle paylaşın. Hayırlatma mesajları ile randevuları unutmamalarını sağlayın. Bu mesajların her zaman klasik üçlüyü barındırdığından emin olun;

• Tarih
• Saat
• Yer

İşletmenize gelmeden önce müşterilerinizin bilmesi gereken başka bilgiler varsa bunları da onlara göndermeniz gerekir. Eğer bilmeleri gereken şeyleri onlara önceden gönderirseniz faydasını görürsünüz.

10. İpucu: Bir profesyonel gibi süreci yönetin

Hepimiz süreç yönetiminde ustalaşmak istiyoruz değil mi? İşte ustalaşmak için yapmanız gerekenlere dair basit bir liste:

• Yapılacaklar veya yapılmayacaklar: Klasik bir liste oluşturun. Bir yere not edin veya basın. Basit ama bir o kadar da süreci kolaylaştıran bir eylem olacaktır.
• Son teslim tarihi: Son teslim tarihlerini gerçekçi olarak planlayın. Kendinizi çok sıkı ve yıpratacak şekilde planlama yapmak yerine zihninizi dinç tutmaya öncelik verin.
• Randevu alın: Bir takvim aracına sahip olun, web sitenizden randevu alın.
• Süreçle mücadele: Bazen istemeseniz de müşterileriniz yeniden planlama yapmak isteyecektir. Bu konuda esnek olun.

Sonuç: Randevuları verimli bir şekilde planlayın

Verimli bir şekilde randevu planlamanın tüm adımlarını öğrendik. Yalnızca müsaitliğinizdeki zaman aralıklarını yönetmek, iyi bir randevu planlaması değildir. Aldığınız her randevu müşterileriniz ve sizin zamanınız için önemlidir. Bu yüzden zamanlamayı iyi kullanın.

Günümüzde online randevu almanın en büyük kriteri, müşterilerinize sunduğunuz online randevu aracının hızlı ve kolay olmasıdır. Randevu oluşturma süreci ne kadar basitse, müşterileriniz de web sitenizden o kadar kolay randevu oluşturabilirler. Yula, bu konuda rakiplerinin çok daha önünde bir deneyim sunmaktadır. Tamamen web siteniz üzerinde çalışır, ışık hızındadır, SEO uyumludur ve KVKK kriterlerini karşılar.

İster tek kişilik bir işletme sahibi olun, ister küçük veya orta ölçekli bir işletme olun, Yula ile müşteri deneyimini üst seviyeye çıkartabilir ve müşterilerinizden daha fazla gelir elde edebilirsiniz.