Son 20 yılda teknoloji ile iş yapmak, iş yapma şekilini tamamen değiştirdi. Uzun süren anlaşma toplantıları veya telefonla gerçekleştirilen uzun çağrıların yerini web sitelerindeki birkaç düğme aldı. Ürün satan işletmeler hızla e-ticaret dönüşmü gerçekleştiriyorlar. Peki hizmet satışı gerçekleştiren işletmeler?

Randevu temelli hizmet işletmelerinde, tıpkı fiziki ürün satışı yapan işletmeler için dijital çözümler önemlidir. Fiziksel ürün satışı gerçekleştiren işletmelerde satın alma işlemi tamamlandıktan sonra genellikle web sitelerinin fonksiyonları yalnızca kargo durumu sorgulaması amacıyla kullanılır. Ancak randevu tabanlı hizmet veren işletmelerde web sitesinin önemi daha büyüktür.

Randevu tabanlı hizmet işletmelerinde otomatik hatırlatmalar, randevu oluşturma süreci, randevuyu yeniden planlama veya iptal etme gibi pek çok fonksiyon bulunmalıdır. Üstelik bunların her birinin kullanıcı tarafından kolaylıkla gerçekleştirilebilir olması gerekir.

Müşteriler günümüzde telefon ile arayarak randevu almak istemiyorlar. Bu eski yöntem, randevu tabanlı hizmet işletmesine sahip olanlar için hala kulağa ideal gelse de çevrimiçi randevu sistemine sahip işletmelerde, web sitesinden randevu alma oranı çok daha yüksek.

Online randevunun en büyük avantajı, müşteriler diledikleri güne ve saate ait müsaitliği kolayca görebilmektedirler. Bu hem müşteriler hem de çalışanlar için süreci inanılmaz kolaylaştıran bir avantajdır.

Tabi eğer doğru randevu altyapısına sahipseniz!

Online randevu sistemi nedir?

Aslında başlık hemen hemen her şeyi açıklıyor. Online randevu sistemi, müşterilerinizin sizinle veya işetmenizle web sitenizden randevu yapmasına izin veren özel araçlardır. Bu, müşterilerinizin artık randevu almak için sizi araması veya e-posta atması, sizin de bu iletişim kaynaklarına yanıt verme sürecini geride bıraktığınız bir çağı başlatır.

Müşterileriniz sizi aradıklarında, istedikleri tarih ve saat aralığını elle kontrol ettiğiniz o çileli süreç geride kaldı. Online randevu sistemleri müsaitlikleri otomatik olarak kontrol eder ve randevu çakışmalarını tamamen önler.

Online randevu sistemleri ile web siteniz aracılığı ile müşterileriniz, müsaitliğinizi online olarak görebilir ve randevu alabilir. Eğer isterseniz ödemelerinizin tamamını çevrimiçi olarak bile toplayabilirsiniz.

Web sitenizde iyi bir online randevu sistemine sahip olduğunuzda neredeyse sizin herhangi bir müdahaleniz olmadan randevular otomatik olarak gerçekleştirilir. Süreç tamamen dijital olarak gerçekleştiği için tekrarlanan randevular, çakışmalar veya insan hatası nedeniyle meydana gelebilecek herhangi bir yanlışlık meydana gelmez.

İyi bir online randevu sistemi, mobil cihazlarla da uyumlu çalışır. İnsanlar günün herhangi bir zamanında aniden randevu oluşturmak isteyebilirler. Bunun için bir masaüstü veya dizüstü bilgisayarın başına geçmelerini beklemek yerine mobil cihazlarından da kolayca randevu oluşturabilecekleri bir sisteme sahip olduğunuzda rakiplerinizin önüne geçersiniz.

Çalışan gruplar için dinlenme sürelerinde telefon trafiği yoğunlaşır. Bu nedenle onların mesaisi bitse bile sizin için yeni randevu almanız açısından telefon trafiği sürekli devam eder. Ancak çevrimiçi randevu sistemine sahip olduğunuzda yanıt vermediğiniz veya meşgul olduğunuz anlar nedeniyle müşteri kaybetmezsiniz. Çünkü müşterileriniz tek bir bakışta tüm müsaitliğinizi görebilecek şekilde bir arayüze web siteniz aracılığı ile sahip olur. Bu, müşterilerinizin kolaylıkla sizin hakkınızda bilgi edinebilmesini sağlayarak onların mutlu bir deneyime sahip olmalarını sağlar.

Kliniğiniz veya şirketiniz neden online randevu sistemine sahip olmalıdır diye düşünüyor musunuz? Çevrimiçi randevu sistemleri zamandan ve paradan tasarruf sağlarken, müşterileriniz için de memnuniyet artışı gerçekleştirir. Bu da sizin için daha fazla kar demektir.

Online randevu sistemleri kimler içindir?

En son bir otelden randevu almak için ne zaman doğrudan oteli aradınız? Bunun üzerinden uzun yıllar geçtiğinin şu anda farkına vardıysanız harika. Bazı sektörlerde her şeyi online olarak gerçekleştirmek mantıklıdır. Seyahat, otel, konaklama gibi sektörlerde online yer ayırtma sistemleri artık bir sektör standartı haline geldi. Günümüzde ise psikologlar, diyetisyenler, restoranlar, kuaförler ve spa gibi işletmelerde de online randevu sistemleri artış göstermekte. Eğer işletmeniz randevu üzerine çalışıyorsa, online randevu sistemi kullanmayı mutlaka düşünmelisiniz.

Online randevu sistemlerini kullanan başlıca küçük ve orta ölçekli işletmeler şunlardır;

• Doktorlar veya dermatologlar gibi sağlık hizmetleri
• Kişisel antrenörler gibi sağlıklı yaşam hizmetleri
• Eğlence hizmeti veren işletmeler için etkinlik bilet satışı
• Avukatlar
• Psikologlar ve psikiyatristler
• Diyetisyenler
• Dövme salonları
• Yoga stüdyoları

İşletmeniz, işinizin bir parçası olarak rezervasyonlara veya rezervasyonlara güveniyorsa, çevrimiçi bir rezervasyon sistemine sahip olmak hayatınızı değiştirecektir.

Online randevu sistemi, zamandan tasarruf etmenin ve iş verimliliğini arttırmanın en hızlı ve kolay yollarından biridir. Bunu zaten deneyimlemiş olanlar tarafından önemli bir araç olarak görülüyor. Çevrimiçi rezervasyon sistemini kullanmanın gerçekten fayda sağladığı sektörler şunlardır:

• Kurs faaliyeti gösteren işletmeler
• Eğitim hizmeti sağlayan kurumlar
• Etkinlik yöneticileri
• Seyahat (havalimanı, gemi seyahati)
• Konaklama (Airbnb, oteller, tatil evleri)
• Toplantı odası kiralama işletmeleri
• Hukuk büroları
• Kiralama (araç vb.)
• Sağlık sektörü
• Güzellik salonları (spa veya masaj terapistleri)
• Spor salonları
• Kuaförler
• Devlet kurumları
• Çocuk bakımı
• Emlak şirketleri (ev gezme görüşmeleri için)
• Doktorlar ve diğer tıbbi hizmet sağlayıcılşar

Online randevu yazılımı nasıl çalışır?

Temel olarak, çevrimiçi rezervasyon sistemleri müşterilere bir hizmet için rezervasyon yapmaları için bir yol sunar. Hatta bu hizmet için web siteniz aracılığıyla çevrimiçi olarak ödeme bile yapabilirler. Daha gelişmiş yazılım, müşterilerin sosyal medya ve cep telefonları aracılığıyla rezervasyon yapmasına olanak tanır. Bu, insanların her an her yerden rezervasyon yapabileceği anlamına gelir. Bu, rezervasyon süreci, randevuların çok daha kolay gerçekleşmesini sağlar.

Çevrimiçi randevu sistemleri aynı zamanda hizmet olarak yazılım (SaaS) olarak da adlandırılır. Yazılımın sunduğu hizmetleri kullanmak için genellikle aylık bir ücret ödersiniz.

Peki online randevular nasıl gerçekleştiriliyor? Çok fazla güçlük çekmeden mevcut web sitenize veya sosyal medya sayfanıza entegre edilebilirler. Bir müşteri sitenizi ziyaret ettiğinde mevcut randevuları içeren bir randevu takvimini görebilecek şekilde tasarlanmıştır. Daha sonra istedikleri hizmeti, saati seçip online rezervasyon formunu dolduruyorlar. Randevu için gerekli tüm verileri verecek şekilde bu rezervasyon formunu oluşturabilirsiniz.

Bir sonraki adım, müşterinin randevu ücretini çevrimiçi bir ödeme ağ geçidi aracılığıyla ödemesidir. Bu, ödemeyi şirketinize aktaracaktır. Çevrimiçi ödeme işlemini güvenli bir şekilde üstlenmek için çevrimiçi rezervasyon yazılımına güvenebilirsiniz. Tüm ayrıntılar bulut içerik yönetim sistemlerinde güvenli bir şekilde saklanır. Bunlar genellikle tamamen korunur ve şifrelenir. Bu, müşteri verilerinin ve bilgilerinin çalınamayacağı anlamına gelir. Ülkemizde KVKK kuralları gereğince hastalarınızın veya müşterilerinizin kişisel verilerini saklama sorumluluğu tamamen size aittir. Üçüncü parti takvim araçları bunu garanti edemez ve verileri yurt dışına aktarılar. Bu da ilerleyen dönemlerde ceza almanıza neden olabilir. Yula ise tüm verileri sizin web sitenizde saklar ve verilerin tamamını Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulunan yüksek güvenlikli sunucularında saklar.

Online randevu sisteminin 7 faydalı özelliği

İşletmeniz için online randevu sistemi tercih ederken mutlaka bu 7 özelliğe sahip olmak isteyeceksiniz.

Kullanım kolaylığı

İnsanların randevu alma isteklerini gerçekleştirebilmeleri için randevu sisteminin kendisi ilk engeldir. Çevrimiçi randevu sistemlerinin kullanımı şirket için olduğu kadar müşteri için de kolay olmalıdır. Kolay kullanılabilir bir arayüze sahip olmalıdır ve hızlı çalışmalıdır.

İş açısından ise personelin yönetimi kolay olmalıdır. Bu şekilde, işletme sahipleri hangi randevuların yaklaştığını görebilir ve personelin süresini yönetebilir.

Takvim yönetimi

Randevu alma esnasında müşterilere bir takvim gösterilmesi yardımcı olur. Daha sonra istedikleri güne tıklayıp oradan rezervasyon yapabilirler. Takvimde hangi randevuların uygun olduğu açıklayıcı olmalıdır.

Ödeme olanakları

Her şirketin ödemeleri önceden kabul etmesi gerekmez. Sizinki de öyle ise, ödeme sisteminin müşteriler için sorunsuz bir süreç olduğundan emin olmanız gerekir.

Eğer ödemeleri elden almak istiyorsanız hiç sorun değil, Yula’yı bir çevrimiçi ödeme aracı olmadan da kullanabilirsiniz.

Randevu yönetimi

Müsait saatler ve personel, rezervasyon yaparken müşterilere açık olmalıdır. Ayrıca randevu için mevcut maliyet ve zamanın da farkında olmalıdırlar.

Gerçek zamanlı randevu oluşturma

E-posta ve telefonla randevu alma günleri geride kaldığına göre, müşterilerinizin randevularının onaylandığını beklemesine gerek yok. Müşterileriniz hızlı ve kolay bir şekilde randevu yapmak için web sitenizi ziyaret ediyorlar. Bu nedenle sitenizdeki randevuların gerçek zamanlı olması gerekir. Müşteriler derhal onay bildirimleri almalıdır.

Üçüncü taraf entegrasyonu

Çevrimiçi rezervasyon sistemi elbette müşterileriniz ve randevularınız hakkında birçok veri içerecektir. Bu sizin tarafınızdan pazarlama ve karar verme süreçlerinizde kullanılabilir. Bu nedenle diğer pazarlama araçlarıyla entegre olan bir çevrimiçi rezervasyon sistemi bulmanız önemlidir. Bunlara Google AdWords veya Facebook dahildir. Finansal sisteminizle entegre olan bir tane bulabilirseniz bu daha da iyi. Özellikle çevrimiçi ödemeleri kabul ediyorsanız.

Otomatik bildirimler

Randevu saatini öğrenmek için e-posta gönderme ve arama yapma günlerinin artık sona erdiğini zaten tartışmıştık. Bunun yerine otomatik e-postalar ve SMS sağlayan bir yazılım bulabilmeniz gerekir. Bunlar randevu onayını, işletme konumunu ve ödeme bilgisini içerebilir.

Neden online randevu sistemine sahip olmalısınız?

Online rezervasyon sisteminin amacı müşterilerin sizden randevularını online olarak alabilmeleridir. Doğrudan müşterilerden rezervasyon alarak aracıyı ortadan kaldırın. Kliniğinizdeki veya işletmenizdeki çalışanların bunlarla uğraşmasına gerek yok. İşte online randevu sistemi almayı düşünmeniz için üç neden:

Rekabette avantaj sağlar

Andülasyon hizmeti veren yapan çok sayıda diyetisyen bir web sitesi oluşturuyor ve Google Rehber’de yer alıyor. Ancak pek çoğu andülasyon için randevuları çevrimiçi olarak rezerve etmenize izin vermiyor. Çevrimiçi rezervasyon sistemini tercih ederek rakiplerinizden bir adım önde olursunuz. Bu, insanların sizinle rezervasyon yapmayı seçip seçmemesinde belirleyici faktör olabilir. Bu sayede kliniğinizdeki hizmetlerden ne zaman yararlanabileceklerini tam olarak bilirler.

Bu tek başına satış yapmak için yeterli olmayabilir, ancak etkili bir web sitesiyle daha fazla rezervasyon çekeceğinizden emin olabilirsiniz. İnsanların sayfanıza tıklayıp başka bir yere gitmesini istemezsiniz. Bu nedenle web sitenizin dışında çalışan takvim araçları yerine Yula gibi doğrudan web sitenizde çalışan randevu sistemlerini tercih etmelisiniz. Göz alıcı fotoğraflarınız ve ilginç içerikleriniz olduğundan emin olun.

Randevularınızı arttırın

Randevu sistemleri, müşterileriniz tarafından 7/24 kullanılabilir. Bu size telefonla veya e-postayla randevu alan rakiplerinize göre büyük bir avantaj sağlar. Bu, randevuları yalnızca mesai saatleri içinde alıp onaylayabilecekleri anlamına gelir. Ama bir randevu sistemine sahipseniz bunu istediğin zaman yapabilirsiniz! Uyuyun ve uyandığınızda daha fazla müşteriye sahip olun. Sistem her zaman sizin için çalışır.

Güvenli ödeme

Günümüzde çevrimiçi ödeme hizmeti veren kuruluşlar çoğaldı. İnsanlar çevrimiçi ödeme imkanı sunmayan işletmelere artık daha güvensiz gözüyle bakıyorlar. Günümüzde kredi kartı dolandırıcılığı oldukça nadir görülüyor. Sayfada ‘SSL Sertifikası’ bulunan bir çevrimiçi rezervasyon sistemi arayın. Bu şekilde müşterileriniz güvenli bir hizmet kullandıklarını bilirler.

Nakit akışınızı hızlandırır

Ödemeler müşterilerden doğrudan hesabınıza aktarılır. Hiçbir şey yapmanıza gerek yok; yüzlerce müşteri bir gecede randevu yapıp ödeme yapmaya karar verebilir ve siz de uyandığınızda çok daha fazla nakitle uyanabilirsiniz. Ödemeyi almak için bekleme süresi yoktur ve ödemeyi kabul etmek için hiçbir şey yapmanıza gerek yoktur. Ödeme kuruluşuna göre değişiklik gösterir.¹

Sizeniz, zaman kazandırır

Çevrimiçi randevu sisteminizi seçtikten ve çalışanlarınızı ve hizmet verdiğiniz alanları belirledikten sonra, her şey hazır! Arkanıza yaslanıp rahatlayabilirsiniz ve randevuların gelmesini izleyebilirsiniz. Artık endişelenecek hatırlatmalara veya takip e-postalarına gerek yok; sistem her şeyi sizin için yapar. Bu sistemler size zaman kazandırarak çok fazla para tasarrufu sağlayabilir. Bu nedenle zamanınızı daha önemli şeylere odaklanarak geçirirsiniz.

Sürekli bilgi sağlar & güven oluşturur

Müşteriler rezervasyon sırasında pek çok bilgi sağlar; isimler, telefon numaraları, e-posta adresleri. Yazılımla düzenlenebilecek ve tekrar kullanılabilecek harika bir veri kaynağıdır. Özel tekliflerle takip gönderin veya hizmetinizi kullandıkları için onlara teşekkür edin. Bu, müşterilerinize orada olduğunuzu ve tekrar rezervasyon yapabileceklerini hatırlatacaktır. Çok fazla çaba harcamadan veya zaman harcamadan mükemmel müşteri hizmetlerine sahip olun.

Operasyonlarınızın verimliliğini arttırır

Bu sistemlerle her şeyden haberdar olmak çok kolaydır çünkü hizmet kapasiteniz anında güncellenir. Senkronizasyon için diğer takvimlerle etkileşime girerler, böylece çift bilgi girişi olmaz. Yöneticiye harcadığınız zamandan tasarruf edin ve çifte rezervasyon şansını ortadan kaldırın!

İşletmeniz hakkında daha iyi veriler elde edersiniz

Çevrimiçi rezervasyon sistemleri size veri ve analiz sağlayabilir. Bunlar genellikle kolayca okunabilen bir kontrol paneli olarak görüntülenir, böylece en çok satanlarınızın hangi hizmetler veya personel olduğunu görmek kolaydır. Bu size müşteri davranışları hakkında kritik bilgiler verir ve dolayısıyla işinizde neye odaklanmanız gerektiğini söyler.

Daha Az Telefon Süresi

Çevrimiçi bir rezervasyon çözümünüz varsa müşterilerinizin randevu almak için arama ihtiyacını ortadan kaldırmış olursunuz. İhtiyaç duydukları tüm bilgilere çevrimiçi olarak sahipler, bu yüzden telefonu açmaları gerekmeyecek. Telefonda daha az zaman harcadığınız için yüz yüze müşteri deneyimini muhteşem kılmak için daha fazla zamanınız olacak.

Randevu planlama yazılımı önerileri

Hangi yazılımı seçeceğiniz, çalıştığınız sektöre büyük ölçüde bağlıdır. Ancak size mevcut olanlarla ilgili bir fikir vermek için, işte bazı örnekler:

Yula

Yula beklentilerinizi kesinlikle aşacak bir çevrimiçi planlayıcıdır. Web siteniz üzerinde iyi çalışan ve bunu doğrulayacak birçok mutlu müşteriye sahip, çeşitli özelliklerle dolu bir hizmettir.

Yula’yı kullanarak randevu alma veya randevuları yönetmeyle ilgili her türlü görevi gerçekleştirebilir, randevu sürecini kolayca özelleştirebilir ve hatta birden fazla iş yerleri için randevuları yönetebilirsiniz.

Ve bunların hepsi tek bir fiyat altında, bu listede bulacağınız diğer benzer firmaların aksine hiçbir ek ücret ödemeden gerçekleştirirsiniz.²

Birden fazla işletmeye sahip olanlar için Yula mükemmel bir seçim çünkü tüm verileri tek bir yerde merkezileştirebiliyor. Yula, işletmenizin büyüklüğü ne olursa olsun kullanabileceğiniz en iyi randevu uygulamalarından biridir ve temiz, modern bir arayüzle son derece kullanıcı dostudur.

Yula ayrıca özelliklerine entegre edilmiş bir Etkinlik Takvimi modülüne de sahiptir.

Bu, Etkinlik yer ayırtmaları için de otomatikleştirebileceğiniz bir süreç anlamına gelir. Daha kesin olmak gerekirse, Yula ile tek günlük, çok günlük ve yinelenen etkinlikler planlayabilirsiniz.

Yula’yı kendiniz test etmek için Sektör seçin ve demolara göz atın ve işlerin hem ön uçta hem de arka uçta nasıl göründüğünü inceleyin.

Online randevu sistemine sahip olmalı mısınız?

Temel konulara dönelim; gerçekten bir çevrimiçi rezervasyon sistemine ihtiyacınız var mı? Cevabımız; yalnızca müşteri memnuniyetini artırırken zamandan ve paradan tasarruf etmek istiyorsanız ise bu bir evettir. Çevrimiçi rezervasyon sistemleri birçok nedenden dolayı daha popüler hale geliyor; müşteriler onları seviyor. Araştırmalar, bir müşterinin sizden rezervasyon yapması ne kadar zorsa bunu yapma olasılığının da o kadar düşük olduğunu gösteriyor.

Telefonla rezervasyon almakta ısrar ederseniz müşterilerin rezervasyon yapabileceği zaman dilimini sınırlamış olursunuz. Çevrimiçi sistemler sayesinde, elinizde telefonunuzla orada olmanıza gerek kalmadan günün veya gecenin herhangi bir saatinde rezervasyon yapabilirler.

Küçük işletmeler sıklıkla bu çevrimiçi yazılımın yatırıma değer olup olmadığını sorguluyor. Araştırıp iş ihtiyaçlarınıza en uygun yazılımı bulmak önemlidir. Personelinizin buna alışması büyük bir değişiklik olacaktır, bu nedenle ilk seferde doğru şekilde yapmak önemlidir. Birçoğu ücretsiz çevrimiçi rezervasyon sistemi denemeleri sunuyor, böylece onlara bir şans verebilir ve ihtiyacınız olan her şeye sahip olup olmadıklarını görebilirsiniz. En iyisi, tıpkı Yula gibi her şeyi sizin için halleden, tüm kurulum sürecini ücretsiz gerçekleştiren ve aboneliğiniz süresince 7/24 destek veren bir hizmeti tercih etmektir.

1. Ödeme kuruluşuna göre değişiklik gösterebilmektedir. ↩︎
2. SMS (kısa mesaj) bildirimleri ekstra olarak ücretlendirilir. ↩︎