Randevularına gelmeyen danışanlarınız & müşterileriniz, iş operasyonunuzu ve finansal durumunuzu zora sokabilir. Bu nedenle kaçırılan randevuları azaltmak için iyi bir strateji geliştirmeniz gerekir. Gelinmeyen randevuların neden gerçekleştiğini anlamak ve etkili çözümler geliştirmek randevulara gelmeme oranını ciddi oranda azaltır.

İnsanların randevularına gelmemelerinin en yaygın nedenlerine bu makale ile birlikte göz atalım. Randevularına gelmeyenleri azaltacak etkili stratejiler geliştirelim.

Gelinmeyen Randevuların Etkisi Nedir?

Randevularına gelmeyen danışanlar ve müşteriler, çeşitli sektörlerin hem operasyonlarını hem de finansal istikrarını olumsuz etkileyebilir. Yapılan araştırmalar, kaçırılan randevuların sağlık sektörüne yıllık 150 milyar dolardan fazla maliyet oluşturduğunu gösteriyor. Bireysel randevu bazlı işletmeler için ise saatlik olarak 50 dolar kaybettirebileceğini gösteriyor.

Finansal Etkiler

Randevularına gelmeyenlerin finansal olarak etkileri önemli olabilir. Örneğin güzellik salonları, danışmanlık işletmeleri, diyetisyenler ve psikologlar gibi işletme sahipleri gelinmeyen randevular nedeniyle potansiyel gelir kaybı yaşarlar.

Bu sadece günlük kazançları etkilemekle kalmaz, aynı zamanda kaynak yönetimi ve personel iş akışını da karmaşıklaştırır. Uzun vadeli ve sık sık randevulara gelmemeyle karşılaşmak önemli mali sorunlara yol açabilir ve işletmenin mali sağlığını korumak için daha katı randevu politikaları uygulamasına neden olabilir.

Operasyonel Zorluklar

Operasyonel bir bakış açısından; randevulara gelmemeler, programınızda hizmet sunum verimliliğini bozan boşluklar yaratır. Bu boşluklar personel ve kaynakların yetersiz kullanılmasına neden olur. Ayrıca, son dakika randevu iptalleri sizi ve personelinizi strese sokabilir, moralinizi bozabilir ve kaynakları yönetmeyi zorlaştırarak daha az verimli bir çalışma ortamı yaratabilir.

Randevulara Gelmemelere Ne Sebep Olur?

• Unutkanlık: Oldukça telaşlı bir dünyada yaşıyoruz ve randevuların müşterilerin aklından çıkması yaygındır. Yoğun günlük rutinlerde, etkili hatırlatıcılar olmadan, insanlar genellikle planlanan randevularını unutur ve bu da gelmemelere yol açar.
• Korku veya kaygı: Bu özellikle tıp veya diş hekimliği uygulamalarında önemlidir. İnsanlar genellikle kaygı veya olası ağrı korkusu nedeniyle randevulardan kaçınır ve bu da önceden iptal etmeden gelmemelerine neden olur.
  
  Spor salonu koçları ve kişisel antrenörler, müşterilerin halka açık spor salonlarında egzersiz yapma konusunda duydukları kaygı veya utançtan kaynaklanabilen, gelmeyenlerle ilgili benzer sorunlarla sıklıkla karşılaşırlar. Yargılanma veya ortak bir ortamda iyi performans gösterememe korkusu, kişileri seanslarına gelmekten alıkoyabilir ve beklenmedik gelmemelere yol açabilir.
• Algılanan değer: Bazen, gelmeyen olgusu genellikle bir müşterinin randevuda algılanan değer eksikliğine bağlanabilir. Müşteriler randevunun önemini veya potansiyel faydalarını tam olarak kavrayamadıklarında, bunu önemsiz olarak görebilirler. Bu algı, özellikle durumlarını veya refahlarını önemli ölçüde etkilemeyeceğini düşünüyorlarsa, randevuyu atlamaya karar verme olasılıklarının daha yüksek olmasına yol açar.

Peki Gelmeyen Randevuları Nasıl Azaltırsınız?

Online randevu sistemi kullanın

Online randevu sistemleri, randevu sürecini basitleştirmenize, idari yükü azaltmanıza ve müşteri memnuniyetini arttırmanızı sağlar. Böyle bir randevu sistemi ile müşterileriniz randevularını istedikleri zaman doğrudan web sitenizden kolayca oluşturabilir, yeniden planlayabilir veya iptal edebilir.

Online randevu sistemi ile müşterileriniz randevularını kolaylıkla kendileri planlar. Rahatsız olduklarında veya bir problem oluştuğunda arayıp açıklama yapmalarına gerek kalmaz. Web sitenize girebilir, randevularını bulabilir ve birkaç tıklama ile yeniden planlayabilirler. Bu basit süreç, onlara esneklik sağlar ve memnuniyetlerini arttırır.

Online randevu sistemlerinin temel özellikleri nelerdir?

• Otomatik bildirimler: Müşterilerinize otomatik SMS ve e-posta bildirimleri aracılığı ile randevuları olduklarını hatırlatın ve gelmeme oranlarını azaltın.
• Özelleştirilebilir hatırlatıcılar ve onay mesajları: Hatırlatıcı mesajlarını ve onay bildirimlerini işletmenizin ve müşterilerinizin ihtiyaçlarına uyacak şekilde düzenleyin ve önemli randevu ayrıntılarını net bir şekilde iletide belirtin.
• Randevu sistemi: Müşterilerinizin randevularını kendi başlarına yönetmelerine izin vererek, bağımsız bir şekilde randevularını yönetmelerini sağlayabilirsiniz. Bu memnuniyeti arttıran önemli bir araçtır.
• Depozito ödemeleri: Randevuları sırasında müşterilerinizden ön ödeme talep edin. Bu da iptal ve gelmeme oranlarında önemli ölçüde düşüş meydana getirecektir.

Tüm bunları ve daha fazlasını Yula ile yapabilirsiniz. Yula, size özel SEO uyumlu bir sitesi ile müşterilerinizin web sitenizden randevu almalarını sağlar.

Yula; randevu sürecini, iptalleri ve yeniden planlamayı basitleştiren sorunsuz bir entegrasyon sunar ve bu da hem sizin hem de müşterileriniz için süreci kolaylaştırır.

Yula’nın tüm özelliklerine göz atın ve iş operasyonunuzu nasıl iyileştirebileceğinizi keşfedin.

Müşterilerinizin randevu almalarına izin verin

Randevulara gelmeme oranını azaltmak istiyorsanız müşterilerinizin randevularını kendi kendilerine oluşturmalarına izin vermelisiniz!

Müşterileriniz takviminize, boş zaman aralıklarınıza ve müsait tarihlerinize kolayca bakabilmeliler ve kendileri için en uygun zamanı kendileri belirleme esnekliğine sahip olurlar. Bu da randevuya olan bağlılıklarını arttırır.

Ayrıca müşterilerinizin kendi randevularını kendilerinin oluşturması randevu alma sürecini daha basit bir hale büründürür. İnsanlar zaman ayırıp müsait zaman dilimlerinize bakabildiklerinde, kendileri için mükemmel olan bir zaman aralığı bulma olasılıkları daha yüksektir.

Randevu hatırlatıcıları gönderin

Randevu hatırlatıcıları göndermek, gelmeyen oranını azaltmanın ve her şeyin sorunsuz bir şekilde sürmesini sağlamanın harika bir yoldur. Bir hatırlatma sistemi kullanarak, müşterilerinizle randevularından önce iletişim halinde kalabilir ve katılımlarının ne kadar önemli olduğunu hatırlatabilirsiniz.

Randevudan 24 saat veya 48 saat önce gibi belirli zamanlarda randevu hatırlatma e-postaları veya kısa mesajlar göndermek içni otomatik sistemler kullanabilirsiniz. Bu hatırlatıcılar müşterilerin randevularını unutmamalarını sağlayarak randevularını kaçırma olasılıklarını azaltır.

Müşterilerinize yaklaşan randevuyu hatırlatmak için farklı yöntemler kullanın

SMS ve e-posta hatırlatıcılarını manuel olarak göndermek yalnızca zaman alıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda çoğu zaman verimsizdir. Bir diğer olasılık da yalnızca randevu hatırlatıcılarını ele almak için özel bir personel tutmaktır. Bu yaklaşım hızla maliyetli ve zahmetli hale gelebilir.

Ancak Yula gibi bir randevu sistemi kullanmak, tüm süreci otomatikleştirmenize ve hem zamandan hem de paradan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır.

Otomatik e-postalar, kısa mesajlar veya WhatsApp bildirimleri, operasyonunuzu kolaylaştıracak ve randevulara gelmeme oranını önemli ölçüde azaltacaktır. Bir müşteri, randevu sayfanızdan her randevu aldığında, randevu onayı hakkında bir e-posta, kısa mesaj veya WhatsApp bildirimi alır. Ayrıca otomatik iptaller, hatırlatıcılar, randevu takibi, yeniden planlama bildirimleri de buna dahildir.

Hatırlatıcılarınıza “iptal” ve “yeniden planla” seçeneklerini ekleyin

Otomatik hatırlatıcılar gönderirken “iptal” ve “yeniden planla” seçeneğini doğrudan mesajlarınıza ekleyebilirsiniz.

Bu, müşterileriniz için oldukça kullanışlıdır ve bu seçeneklerden hemen haberdar oldukları için ek bir adım veya telefon görüşmesi olmadan bu süreci kendi kendilerine gerçekleştirebilirler.

Müşterilerinize randevularını iptal etme veya yeniden planlamaları için izin verirseniz, gelmeyenlerin veya kullanılmayan randevu aralıklarının riskini en aza indirirsiniz. Randevularını kendi şartlarına göre yönetmelerine izin verdiğiniz müşterileriniz planlama kararları üzerinde bir sahiplik ve sorumluluk duygusuna sahip olurlar.

Randevuları onaylayın

Müşteri randevularını onaylamak, gelmeyen oranını azaltmak ve hizmetlerin daha sorunsuz bir şekilde işlemesini sağlamak için bir başka taktiktir. Bir onay süreci uygularsanız, müşterilerinizle planlanan randevularından önce etkileşime girebilir, taahhütlerinin önemini pekiştirebilirsiniz.

Bunu, randevu onay e-postaları veya kısa mesajlar gönderen otomatik sistemler aracılığıyla yapabilirsiniz. Bu onaylar, gelmeyenleri önlemeye yardımcı olur ve randevu alındıktan hemen sonra gönderilir.

Esnek planlama seçenekleri sunun

Esnek bir planlama sistemine sahip olmak, hiçbir fırsatı kaçırmayacağınız ve randevularınızı kolayca planlayıp organize edebileceğiniz anlamına gelir. Müşterilerinize iptal etmek yerine yeniden planlama seçeneği sunarak ihtiyaçlarına uygun daha iyi bir zaman bulmalarını kolaylaştırırsınız. Bu şekilde, hiç gelmemek yerine değişiklik yapma olasılığını yükseltir.

Profesyonel ipucu: Yula’nın esnek planlama seçeneklerinden yararlanın ve tüm randevu sürecini özelleştirin.

Gelmeyenleri hemen yeniden planlayın

Müşterileriniz randevularına gelmediklerinde onları mümkün olan en kısa sürede yeniden planlayın. Bu, işlerin sorunsuz bir şekilde yürümesini sağlar ve kaybı en aza indirir.

Onlara yeniden planlama ile ilgili ulaştığınızda beklenmeyen durumlara karşı anlayışlı olun ve yeniden planlamanın önemini nazikçe hatırlatın. Yeniden planlama sürecini randevu sisteminiz aracılığı ile kolay ve esnek hale getirerek müşterilerinizin herhangi bir güçlük çekmeden yeniden planlama gerçekleştirmesini sağlayın.

Planlama ve randevular arasındaki bekleme süresini azaltın
Bir müşterinin randevu planladığı ve gerçekten gerçekleştiği zaman arasındaki bekleme süresini en aza indirmek, gelmeme oranlarını önemli ölçüde azaltabilir. Daha kısa bir bekleme süresi, randevuyu müşterilerin aklında tutar ve müsaitliklerinde değişiklik veya unutkanlık olasılığını azaltır.

Bu strateji ayrıca, müşterilerin zamanlarına ve bağlılıklarına saygı gösterdiğiniz için müşteri katılımını ve memnuniyetini sürdürmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, hizmetlerinize daha acil ihtiyaç duyan müşteriler, bekleme süresinin kısalmasını takdir edecek ve acil ihtiyaçlar ortaya çıktığında sizi seçme olasılıkları daha yüksek olacaktır.

Sinirli müşterileri rahatlatın

Sağlık, diş veya hatta yoga sektöründeyseniz, bazı müşterilerin korkabileceğini bilirsiniz. İnsanlar muayene, rahatsız edici prosedürler veya herkese açık alanlarda egzersiz yapma konusunda kaygı yaşarlar.

Bu nedenlerden dolayı, birçok kişi gelmemeyi tercih eder. Sizin göreviniz, destekleyici ve anlayışlı bir ortam yaratarak onları rahatlatmaktır. Ziyaretleri sırasında ne bekleyebilecekleri konusunda net bir şekilde iletişim kurun ve randevudan önce korkularını gidermek için kaynaklar veya danışmanlık sunun.

Kişiselleştirilmiş ilgi göstermek ve gerçek bir özen göstermek, korkularını önemli ölçüde azaltabilir ve kendilerini daha rahat hissetmelerini ve randevularına gelme olasılıklarını artırabilir.

Müşterilerinizle ilişkilerinizi geliştirin

Müşterilerinizle ilişkilerinizi geliştirmek, müşterilerle anlayışlı ve karşılıklı saygılı ilişkiler, gelmeyenleri ve uzun vadeli sadakati azaltmanın en iyi yoludur.

Rezervasyon sayfanızdaki özel alanlar aracılığıyla müşterilerinizin tercihlerini toplamak ve endişelerini dinlemek, hizmetlerinizi ihtiyaçlarını daha iyi karşılayacak şekilde uyarlamanıza yardımcı olabilir. Bu şekilde, memnuniyetlerini artıracak, aynı zamanda randevulara olan bağlılıklarını da artıracaksınız.

Ayrıca, doğum günü indirimleri, sadakat programları ve kuponlar uygularsanız, bu teşvikler tekrar ziyaretleri daha da teşvik edebilir ve müşterilerinizle olan bağı güçlendirebilir.

İptal ücreti uygulayın

İptal ücretleri, gelmeyenleri azaltmak için bir başka stratejik yaklaşım olabilir. Diyelim ki son 24 saat içinde iptal için bir ücret getirirseniz, müşterileri randevularını tutmaya veya iptal etmeleri gerekirse sizi önceden bilgilendirmeye teşvik edersiniz.

Bu şekilde, daha öngörülebilir bir program sürdürebilir, kaynakları optimize edebilir ve potansiyel olarak bekleme listesinde olabilecek diğer müşterilere randevuları yeniden atayabilirsiniz. Ayrıca, bu ücretlerin uygulanması, hizmetinizin değerini ve planlanan zamana saygı göstermenin önemini vurgular. Elbette, bu ücreti rezervasyon sırasında müşterilerinize açıkça bildirin, böylece tatsız sürprizlerle karşılaşmazlar.

Randevulara gelmeyenler için politika oluşturun

Neyin gelmeme olarak sayıldığını ve iptallerin yapılması gereken zaman çerçevesini (örneğin, en az 24 saat önceden) açıkça tanımlayan basit bir gelmeme politikası, programınızı daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır.

Bu politikayı müşteri etkileşiminin çeşitli noktalarında, örneğin rezervasyon süreci sırasında, onay e-postalarında ve web sitenizde açıkça iletin. Müşterilerin sizi önceden bilgilendirmeden randevuyu kaçırmanın sonuçlarını anladıklarından emin olun. Ayrıca, şartları okuyup anladıklarından emin olmak için rezervasyon süreci sırasında dijital onay

Randevulara gelmeyenlerden ücret alın

Kaçırılan randevuları caydırma ihtiyacı ile olumlu bir müşteri ilişkisi sürdürme isteği arasında denge kuran bir ücret oluşturun. Bu ücret, uyumu teşvik etmek için hizmet maliyetinin bir kısmı olmalı ancak müşteriyi haksız yere cezalandıracak kadar yüksek olmamalıdır.

Müşterinin kredi kartından önceden yetkilendirilmiş bir tutar tahsil etmek gibi basit ve güvenli bir ücret tahsilatı uygulanmalıdır. Ayrıca, adaleti ve anlayışı göstermek için acil durumlar gibi ücretin hangi durumlarda feragat edilebileceğini açıkça belirtmelisiniz.

Randevu öncesi depozito isteyin

Benzer şekilde, rezervasyon sırasında depozito talep etmek de gelmeme oranlarını azaltmaya yardımcı olabilir. Depozitolar, müşterileri randevularını ciddiye almaya teşvik eden ve sizi bilgilendirmeden randevularını kaçırmamalarını sağlayan finansal bir taahhüt oluşturur.

Elbette, depozitolar müşterileri ilk etapta rezervasyon yapmaktan caydıracak kadar yüksek veya etkisiz olmayacak kadar düşük olmamalıdır. Bir denge kurmalısınız – müşterilerin randevularını ciddiye almasını sağlayacak kadar yüksek, ancak potansiyel rezervasyonları caydırmayacak kadar makul. Peşin ödeme isteme konusunda daha fazla rehberlik için, bu durumla nasıl başa çıkılacağına dair pratik ipuçları ve örnekler içeren rehberimize göz atın.

Müşterilerin bu politikayı tam olarak anladığından emin olun, böylece herhangi bir sürprizle karşılaşmazlar veya haksızlığa uğramış hissetmezler.

Profesyonel ipucu: Yula’nın depozito ödeme seçeneklerinden yararlanın ve peşin ödeme aldığınızdan emin olun.

Gelmeyen Randevuları Azaltmaya İlişkin Son Düşünceler

Gelmeyen randevuları azaltmak, işletmenizin verimliliğini ve finansal sağlığını korumak için çok önemlidir. Bu stratejileri bir rezervasyon çözümüyle birlikte uygularsanız, randevu kaçırma olasılığını önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

Ek olarak, müşterilerinizle olan ilişkilerinizi gelişmiş iletişim ve kişiselleştirilmiş hizmetlerle geliştirmek, daha derin bir bağlılık ve güven duygusu yaratır.

Unutmayın, doğru teknolojiyle birleştirilmiş proaktif bir yaklaşım, işletmenizin randevuları ele alma biçimini değiştirebilir ve gelmeyenleri nadir bir istisna haline getirebilir.