Etkinlik planlaması, başarılı bir etkinlik oluşturmak için önemli rol oynamaktadır. Başarılı bir etkinlik planlamasının aşamalarını anlamak ve bu aşamalarda nelere dikkat etmek gerektiğine değindiğimiz bu yazıya mutlaka göz atın.

Öncelikle etkinliğin amacını ve kapsamını tanımlayan ilk adıma odaklanalım. Bu adımda etkinliğimizi kurgularken nelere dikkat etmemiz gerektiğine de göz atacağız.

1. Etkinlik Planlama Aşaması: Etkinliğin amacı ve Kapsamı

Etkinliğin amacı ve kapsamı geri kalan tüm aşamaların temelini oluşturmaktadır. Etkinliğinizin hedef kitlesini belirlemek ve etkinliğin genel amacına yönelik bir program oluşturmanızı belirleyeceğiniz bu aşama kritiktir. İster kurumsal bir etkinlik oluşturun, isterseniz danışanlarınıza veya müşterilerinize yönelik bir atölye çalışması, temel olarak bu ilk adımı dikkatle gerçekleştirin.

Etkinliğin hedefleri netleştirin

Etkinliğe ev sahipliği yapan kurum veya paydaşların amaçlarını ve hedeflerini anlayın. Etkinlik kapsamında tutarlılığı sağlamak için etkinliğin amacını bu genel hedeflerle uyumlu hale getirin.

Etkinlik planlamasının bu aşamasında kendinize sormanız gereken sorular şunlardır;

• Etkinliğin temel amaç ve hedefleri nelerdir?
• Hangi spesifik sonuçlara ulaşmamız gerekiyor?

Bunlar haricinde sponsorlar, ortaklar ve karar vericiler dahil olmak üzere kilit paydaşları belirlemeli ve onlarla etkileşime geçmelisiniz. Etkinlikten beklentilerini ve arzu edilen sonuçlarını anlamak başarılı bir etkinlik için önemlidir.

Etkinliğin türünü belirleyin

Planladığınız etkinliğin türünü açıkça tanımlayın. Bu bir konferans mı, seminer mi, ürün lansmanı mı, bağış toplama etkinliği mi yoksa sosyal bir toplantı mı? Etkinliğin niteliği, amacı ve kapsamı, potansiyel katılımcılar için önemlidir.

Etkinlik türünü belirlerken kendinize şu soruları sorun;

• Ne tür bir etkinlik planlıyorsunuz? (örn. konferans, çalıştay, networking)
• Etkinliğin belirli bir teması veya formatı olmalı mı?

Bu aşamayı tamamladığınızda etkinliğin birincil amacını veya çoklu amaçlarını tanımlamaya hazırsınız demektir. Piyasaya yeni bir ürün sürmek, katılımcılara eğitim ermek veya bir amaç için fon toplamak gibi çeşitli amaçlarınız olabilir.

Hedef kitleyi tanımlayın

Etkinliğin hedef kitlesini belirlemeniz, etkinliğin doğru kişilere ulaşması açısından kritik öneme sahiptir. Hedefiniz bir demografik kritere de sahip olmalıdır. Katılımcıların ilgi alanları ve ihtiyaçları, etkinliğinizin amacını ve içeriğini şekillendirmenize yardımcı olur.

Hedef kitlenizi tanımlarken kendinize şu soruları sorun;

• Etkinliğin hedef kitlesi kim?
• Katılımcıların demografik özellikleri, ilgi alanları ve ihtiyaçları nelerdir?

Katılımcı deneyimine odaklanın

Etkinlik katılımcılarının nasıl bir deneyim yaşamaları gerektiğini hayal edin. Eğitici mi, eğlendirici mi, networking (ağ oluşturma) odaklı mı? Katılımcıların arzu ettikleri deneyimi anlamak, etkinliğin amacını tanımlamaya yardımcı olacaktır.

• Katılımcıların nasıl bir deneyim yaşamasını istiyorsunuz?
• Etkinliği, katılımcılar için nasıl unutulmaz kılabilirsiniz?
• Katılımcıların, etkinliğe katılımını nasıl teşvik edebilirsiniz?
• Etkinliğe hangi etkileşimli unsurlar dahil edilebilir?

Ölçülebilir hedefler belirleyin

Etlinliğin amacına uygun ölçülebilir hedefler belirlemek, geri dönüş elde etmeyi kolaylaştırır. Bu hedefler SMART olarak tanımlanan spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgi ve zamana bağlı olmalıdır.

Örneğin belirli sayıda katılımcıyı hedefleyin veya belirli bir bağış toplama hedefine ulaşın.

Etkinlik temasını ve mesajını tanımlayın

Hedeflerinizi ve katılımcı deneyimini güçlendirmek için etkinliğin amacını özetleyen bir tema veya mesaj geliştirmeniz önemlidir. Bu tema, genel markalama, içerik ve iletişim stratejilerinize rehberlik edecektir.

• Etkinliğin belirleyici bir teması veya markası olmalı mı?
• Tema, etkinliğin amacına nasıl uygun olabilir?
• Tema, katılımcıda nasıl yankı uyandırabilir veya etki yaratabilir?

Belge ile etkinliğin amacı ve kapsamını anlatın

Şimdiye kadar elde ettiğiniz ve topladığınız verilere dayanarak etkinliğin amacını, hedeflerini ve kapsamını içeren bir belge oluşturun. Bu belgeyi planlama ekibi ve diğer paylaşlarla paylaşın. Bu sayede tüm paydaşlar ve organizasyon ekibi tek bir rehber üzerinden etkinliği oluşturabilecektir.

2. Etkinlik Planlama Aşaması: Üretim Süreci

Amacı ve kapsamı detaylıca belirledikten sonra odak noktası titiz planlama ve üretim sürecine geçer.

Bu etkinlik planlama aşamasında zaman çizelgeleri, bütçeler, kaynak gereksinimleri gibi detaylı ve kapsamlı bir etkinlik planı oluşturulmalıdır. İzinlerin alınması, tedariğin koordine edilmesi ile ilgili ayrıntılar bu aşamada belirlenir.

Sorunsuz bir planlama süreci oluşturmak için şu adımlara göz atın;

Ayrıntılı bir etkinlik planı geliştirin

Tüm görev ve sorumlulukların ana hatlarını belirleyerek kapsamlı bir etkinlik planı oluşturun. Planlama süreci net bir yol haritası oluşturmak amacıyla hazırlanır. Etkinlik fazlarının son teslim tarihlerini veya bir olayın gerçekleşmesi için gereken bağımlılıkları belirleyin. Bütçeleme ve kaynak tahsisi de bu adımdadır.

Mekan, ikram, teknoloji, pazarlama ve çeşitli harcamalar dahil olmak üzere tüm yönleri kapsayan gerçekçi bir bütçe oluşturun. Yeterince kaynağa sahip değilseniz, mevcut kaynaklarınızı etkinliğin genel başarısını sağlayacak unsurları öncelendirerek sıralayın.

Mevcut bütçeniz ile etkinliğin ölçeğini, özelliklerini ve üretim sürecini tamamlamanız gerekmektedir.

Ayrıntılı bir etkinlik planı oluştururken kendinize şunları sorun;

• Bütçe kısıtlamaları dahilinde etkinliği en değerli konuma nasıl ulaştırabiliriz?
• Satıcıları ve tedarikçileri nasıl koordine etmeliyiz?
• Catering, görsel-işitsel ekipmanlar, dekorasyon vb. için güvenilir satıcı veya tedarikçileri belirleyip süreci güvence altına nasıl alabiliriz?
  • Bu aşamada satıcılara ve tedarikçilere teslimat için son günü belirtmeniz önemlidir.

Gerekli izinleri alın

Etkinlik için gereken izinleri araştırın ve alın. Etkinliklerle ilgili izinler yerel bölgelere göre değişiklik gösterebilir. Bu nedenle kamu kurumlarıyla iletişime geçin, etkinliğinizi yasalara uyumlu hale getirin.

Acil durum planı geliştirin

Etkinliklerde her şey yolunda gitmez. Bundan dolayı potansiyel zorlukları önceden tahmin edin ve öngörülemeyen sorunları hızlıca çözebilmek için acil durum planı oluşturun.

Dikkat etmeniz gereken en önemli noktalar arasında mekan, ses sistemi, ekipman gibi kritik unsurlar yer alır. Bunlar için daima yedek çözümler olduğundan emin olun.

Etkinlik kayıtları için teknoloji entegrasyonu

Etkinliğiniz için kayıtları otomatik alabileceğiniz son derece yetenekli bir yazılım varken neden kendiniz bununla uğraşasınız ki?

Etkinlik yönetimi, kayıt sistemi ve iletişim araçları dahil planlama ve yürütme çözümü içeren Yula ile bugün tanışın.

Başarılı bir etkinlik düzenlemek, güvenilir ve verimlik bir etkinlik kayıt teknolojisi gerektirir. Yula, bugüne kadar 30.000’den fazla etkinlik için tercih edildi. Üst düze bir etkinlik takip sistemi sunan Yula, sanal ve yüz yüze etkinlikler, konferanslar, buluşmalar, konserler ve daha fazla organizasyon türü için organizatörlerin işlerini kolaylaştırır. Yula’yı diğer etkinlik yönetim araçlarından ayıran şey tamamen özelleştirilebilir olmasıdır!

Zaman çizelgesi ve görev listesi oluşturun

Etkinlik planlarken bu aşamada;

• Planlama ve üretim sürecini içeren ayrıntılı bir zaman çizelgesi oluşturun.
• Görevleri, yönetilebilir parçalara ayırın ve sorumlulukları belirleyip ekip üyesi atayın.
• Etkinliğin kayıt, ikram ve teknik destek gibi farklı alanlarını denetlemek ve koordine etmek için kişi atayın.
• Gelişmelerden herkesi bilgilendirmek için mutlaka genel bir sorumlu belirleyin ve iletişim merkezi oluşturun.
• Etkinlik düzenini oluşturmak için etkinliğin gerçekleştirileceği mekana mutlaka erken ziyaret gerçekleştirin.
• Tüm ekip üyelerinin etkinlik planına, acil durum müdahalelerine ve katılımcıların beklentilerine aşina olduğundan emin olun.

3. Etkinlik Planlama Aşaması: Pazarlama ve tanıtım

Artık etkinlik ile ilgili temel öğeler hazır olduğuna göre katılımcıları haberdar etmeniz gereken adıma geldik. Stratejik bir pazarlama planı oluşturmanız için hedef kitlenizin beklentilerini belirleyin ve kitlenizin ilgisini çekecek mesajlar oluşturun. İlgi çekici sosyal medya kampanyaları gibi alternatifleri kullanabilirsiniz.

Bir etkinlik için kapsamlı bir pazarlama planı oluşturduk. Etkinliğinizi aşağıdaki planı baz alarak pazarlamaya başlayabilirsiniz.

Benzersiz bir teklif oluşturun

• Etkinliğinizi benzersiz kılan şeyin ne olduğunu ve katılımcıların neden bu etkinliğe katılması gerektiğini açıkça belirtin.
• Etkinliğinizi farklı kılan temel özellikleri, konuşmacıları veya deneyimleri vurgulayın.

Marka kimliği oluşturun

• Temayı ve amacı yansıtan, ilgi çekici bir etkinlik logosu ve marka tasarımı oluşturun.
• Tüm pazarlama materyallerinde tutarlı bir markalama çalışması sürdürün.

Bir etkinlik web sitesi oluşturun

Tarih, saat, mekan, gündem, konuşmacılar ve kayıt bilgileri gibi temel ayrıntıları içeren özel bir etkinlik web sitesi oluşturun. Yula’ya abone olduğunuz sürece web sitenizi ücretsiz olarak hazırlar ve yayınlarız. Yula, size ışık hızında ve SEO uyumlu bir web sitesi sunar.

İçerik planı oluşturun

Burada dikkat etmeniz gereken iki önemli nokta bulunmaktadır;

• Blog gönderileri, makaleler, videolar ve sosyal medya araçlarını kullanarak etkinliğinizle ilgili önemli içerikler oluşturun ve paylaşın.
• Tutarlı bir paylaşım planı sürdürmek için içerik takvimi oluşturun.

Sosyal medyayı ve diğer pazarlama araçlarını kullanın

Hedef kitlenizin en çok hangi sosyal medya araçlarını kullandığını belirleyin. Bir sosyal medya takvimi oluşturun ve etkinlik tanıtımı, kamera arkası görüntüleri, konuşmacıların öne çıkan anları gibi ilgi çekici kamera arkası içerikleri düzenli bir şekilde paylaşın.

Sosyal medya yönetimi hakkında yardıma ihtiyacınız varsa bugün bw/a ile iletişime geçerek profesyonel yardım alın.

E-Posta pazarlaması

Ülkemizde e-posta pazarlamasının etkili olmadığı düşünülse de bu yanlış bir bilgidir. E-posta bildirimleri & bültenleri özellikle demografik özellikler ve ilgi alanlarına göre ayrılarak gerçekleştirildiğinde oldukça etkilidir. Etkinlik davetiyeleri, etkinlik hakkındaki güncellemeler, hatırlatıcılar ve diğer konular için kitlenizle sürekli olarak iletişimde kalmanızı sağlar.

Ücretli reklam

Google Ads ve sosyal medya alanlarına yatırım yapın. Bu alanlarda demografik özellikler ve ilgi alanlarına göre oluşturulan kampanyalar yüksek dönüşüm oranlarına sahiptir.

Etkinlik oluşturma aşamasında belirlediğiniz potansiyel katılımcılara ait demografik özellikler, başarılı bir internet reklam kampanyası oluşturmanız açısından size katkı sağlayabilir.

Diğer fikirler

• Bir basın bütleni veya basın kiti oluşturun.
• Etkinlikle ilgili haberleri basın yayın kuruluşlarına iletin.
• Etkinliğinizi popüler etkinlik listeleme platformlarında paylaşın.
• Katılımcıları, arkadaşlarına veya meslektaşlarına etkinliği tavsiye etmesi için bir davet programı geliştirin.
• Erken kayıtlarda indirim ve promosyon fırsatı oluşturarak aciliyet hissi yaratın.

4. Etkinlik Planlama Aşaması: Uygulama

Etkinlik günü geldiğinde odak noktanız etkinliğin kusursuz bir şekilde gerçekleşmesi olacaktır. Sahadaki tedarik ve koordinasyon hayati önem taşır ve her şeyin sorunsuz ilerlemesini sağlar. Etkinlik planlamasının bu aşaması, öngörülemeyen zorlukların üstesinden gelmek, ekip üyeleri arasında açık iletişimi sürdürmek ve etkinlik programına uymayı içerir.

Ayrıntılı bir zaman çizelgesi oluşturun

Etkinliğe kadar ve etkinlik sırasındaki tüm görevleri özetleyen kapsamlı bir zaman çizelgesi hazırlayın. Buna kurulum, kayıtlar, konuşmacı oturumları, aralar ve demonte sürecini dahil edin. Herkesin hemfikir olmasını sağlamak için zaman çizelgesini tüm ekiple ve paylaşlarla paylaşın.

Rol ve sorumlulukları açıkça belirleyin

Her ekip üyesinin rollerini ve sorumluluklarını açıkça belirleyin. Tedarik, kayıt, teknolojileri ve katılımcı hizmetleri gibi temel alanları denetleyecek kişileri önceden belirleyin. Bu, birimler arasındaki iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olur ve hesap verilebilirliği sağlar.

Etkinlik öncesi prova yapın

Simüle edilmiş bir ortamda ekiple beraber etkinliğin önemli noktalarını gözden geçirin. Buna ekipmanın test edilmesi, sunumların kontrolü ve acil durum prosedürlerinin provası da dahil olmalıdır. Provalar, potansiyel sorunların belirlenmesine yardımcı olur ve herkesin sorumluluklarına aşina olmasını sağlar.

İletişim planı

Gerçek zamanlı gelişmelerden veya sorunlardan hızlıca haberdar olabilmek için iyi bir iletişim planı oluşturun. Ekibin sürekli bağlantıda kalması için radyo sistemi, mesajlaşma uygulamaları veya etkinlik yönetimi yazılımları gibi çeşitli iletişim araçlarını kullanın. İletişim kanallarını ve kullanım amaçlarını açıkça tanımlayın.

Kalabalık akışını izleyin ve yönetin

Sıkışıklığı önlemek ve katılımcıların sorunsuz bir deneyim yaşaması için kalabalık yönetimi stratejisi uygulayın. Katılımcılara boyunca rehberlik edecek yön tabelaları kullanın. Etkinlik mekanındaki dar noktaları ve kalabalık alanları proaktif olarak değerlendirin.

Mükemmel bir katılımcı deneyimi oluşturun

Katılımcı deneyimini mükemmelleştirerek memnuniyeti üst düzeyde tutun. Çalışanlarınızı misafirperver, erişilebilir ve katılımcıların ihtiyaçlarına yanıt verecek donanımda olacak şekilde eğitin. Katılımcıların sorunları veya endişeleri söz konusu olduğunda yardımcı olmak için yardım noktaları oluşturun veya bilgi panoları hazırlayın.

Gerçek zamanlı veri toplayın

Etkinlik esnasında gerçek zamanlı veri toplayarak katılımcıların deneyimini analiz edin. Katılımcıların hızlıca katılabilecekleri anketler oluşturun ve onların deneyimlerini ölçümleyin. Bunları QR kodlarla veya kiosklarla yapabilirsiniz.

5. Etkinlik Planlama Aşaması: Etkinlik sonrası değerlendirme

Etkinlik sona erdiğinde kapsamlı bir değerlendirme ve analiz yapın. Katılımcılardan ve paydaşlardan topladığnız geri bildirimler, etkinliğin başarısına dair ölçekler sunar.

Önceden belirlenmiş olan hedeflere ulaştınız mı? Etkinliğin gelecekte hangi alanlarda iyileştirmelere ihtiyacı var? Tüm bu konular hakkında bir belge oluşturun ve ekip ile paylaşın.

Kendinize şu soruları sorun;

• Etkinlik sonrası hangi anket veya takip faaliyetleri uygulamalıyız?
• Etkinlikten sonra katılımcılarla olan iletişimimizi nasıl sürdürmeye devam edebiliriz?